Тема касових реєстраторів є однією з найбільш актуальних для українського підприємництва. З урахуванням повернення високих штрафів у серпні 2025 року кожен бізнесмен має чітко розуміти, чи потрібна йому каса для ФОП. Проведемо детальний аналіз усіх аспектів законодавства про РРО.
Сучасні касові технології: огляд рішень
Реєстратор розрахункових операцій призначений для документування всіх комерційних транзакцій між продавцем і покупцем. Традиційна каса РРО – це класичне апаратне рішення, яке можна побачити в супермаркетах, ресторанах, на автозаправках. Проте сучасний бізнес активно впроваджує програмні касові системи.
Чому програмна каса для ФОП (https://stcentr.com.ua/sota-kasa) набуває популярності? Вона встановлюється на будь-який зручний цифровий пристрій: настільний комп'ютер, лептоп, таблет, мобільний телефон. Ключові переваги очевидні: багатий функціонал, автоматизовані бізнес-процеси, економія на опломбуванні, технічному сервісі та обов'язковій заміні обладнання через кожні сім років експлуатації.
Центральна функція будь-якої касової системи – забезпечення фіскалізації, тобто своєчасне інформування податкової служби про всі грошові надходження від продажів товарів чи надання послуг. При здійсненні операції ПРРО каса формує електронний фіскальний документ, підписує його кваліфікованим електронним підписом і передає інформацію на сервери Державної податкової служби. Покупець отримує чек у найбільш зручній формі: роздрукований на термопринтері, відправлений електронною поштою або месенджером, або у вигляді QR-коду.
Законодавчі вимоги: кому обов'язкова каса
Українське податкове законодавство чітко визначає перелік підприємців, для яких каса є обов'язковою у 2025 році:
Основні категорії обов'язкових користувачів:
- Фізичні особи-підприємці другої, третьої та четвертої груп (існують певні винятки)
- ФОП та юридичні особи, що працюють на загальній системі оподаткування
- Підприємці, що здійснюють готівкові розрахункові операції (за винятком першої групи)
- Власники інтернет-магазинів, що приймають готівкову оплату через власних кур'єрів або поштових операторів
Обов'язкове використання каси ПРРО передбачене при наступних формах розрахунків:
- Офлайн картковий еквайринг (POS-термінали в торговельних точках)
- Онлайн еквайринг через вебсайт (платіжні системи типу LiqPay, RozetkaPay, NovaPay, EasyPay, City24)
- Розрахунки через QR-код, якщо реквізити ведуть на еквайринг
- Прийом платежів на ключ-карту в банках без автоматичного переадресування на IBAN-реквізити
- Кредитні розрахунки або оплата частинами (розстрочка)
Згідно з постановою Кабінету Міністрів України №894, з 1 січня 2025 року торговці певних категорій незалежно від розміру населеного пункту зобов'язані надавати можливість безготівкової оплати карткою. У 2024 році від цієї вимоги були звільнені деякі категорії торговців у містах з населенням до 5000 осіб.
Чому використання каси для ФОП стає обов'язковим? Переважна більшість торговців для прийому безготівкових платежів використовує термінали (класичні банківські POS-термінали, сучасні Android POS-термінали або термінали у смартфонах), а вони функціонують через еквайринг. Як зазначалося вище, при будь-якому виді карткового еквайрингу видача чеків через РРО є законодавчою вимогою.
При цьому дані обмеження не поширюються на:
- ФОП першої групи єдиного податку (існують винятки)
- Торговців через вендингові автомати
- Торговців з виїзною торгівлею
- Тих, хто продає товари власного виробництва (вирощені або відгодовані власноруч)
Однак з 1 січня 2026 року навіть ці категорії торговців будуть зобов'язані приймати безготівкову оплату карткою, що в більшості випадків означатиме необхідність використання касової системи.
Винятки: коли каса не потрібна
Певні категорії українських підприємців можуть вести бізнес без каси для ФОП:
Повне звільнення від використання касових апаратів:
- Підприємці, що приймають банківську оплату на свій ФОП-рахунок за реквізитами IBAN
- Отримують післяплату через Укрпошту за наявності договору з Укрпоштою
- Надають послуги та отримують оплату виключно через дистанційні канали обслуговування при відсутності фактичного місця розрахунку
- ФОП першої групи єдиного податку при готівкових розрахунках (виключення: лікарські засоби та вироби медичного призначення, товари під акцизом, ювелірні вироби, технічно складні побутові пристрої з гарантійним ремонтом)
Для підприємців у сільській місцевості, що займаються роздрібною торгівлею, каса не потрібна за умови обов'язкового ведення розрахункової книги (РК) та книги обліку розрахункових операцій (КОРО) при дотриманні наступних умов:
- Відсутність ведення торгівлі через мережу Інтернет
- Торгівля здійснюється у приміщенні, де не продаються підакцизні товари
- Сільські або селищні ради не прийняли рішення, що зобов'язує використовувати РРО
- Ліміт обороту на один структурний підрозділ – 167 мінімальних заробітних плат
Підприємці в сільській місцевості, що надають послуги з ремонту квартир, приготування їжі, прання білизни тощо без найманих працівників, також звільняються від використання каси при обов'язковому веденні РК та КОРО.
Критично важливий нюанс: оплата за реквізитами IBAN має відбуватися через веб-банкінг, банківські термінали або касу банку. У випадку оплати за реквізитами IBAN через небанківські термінали самообслуговування використовуються транзитні рахунки, а це вже може рахуватися небанківською розрахунковою операцією, що вимагає фіскалізації через ПРРО касу.
Така ж логіка застосовується і до ключ-карт: зазвичай зарахування на розрахунковий рахунок через ключ-карту відбувається через транзитні рахунки (окрім переказу в Приват24, якщо ключ-карта також від ПриватБанку), що зобов'язує використовувати РРО.
Додаткові випадки, коли не потрібен касовий апарат:
- Торгівля продуктами власного виробництва з видачею касового ордера
- Продаж квитків на проїзд у транспорті, жетонів на метро, лотерейних квитків
- Особи, що продають продукт за пільговим торговим патентом
- Роздрібна готівкова торгівля продовольчими та промисловими товарами на ринку
- Реалізація газет, журналів, поштових марок у кіосках (за умови 50% частки в товарообігу)
Специфіка для ФОП третьої групи
Відповідно до законодавства, ФОП третьої групи загальної та спрощеної систем оподаткування також повинні використовувати ПРРО касу. Винятки для спрощенців третьої групи:
- Отримання оплати за послуги на IBAN свого ФОП-рахунку
- Виключно дистанційний характер надання послуг (оплата на IBAN без транзитних рахунків)
- Прийом післяплати через Укрпошту
Зазвичай таким вимогам відповідають психологи, IT-спеціалісти та подібні категорії фахівців.
Штрафні санкції за порушення
З 1 жовтня 2023 року повернулися штрафи за невикористання реєстраторів. Для порушників встановлені наступні фінансові стягнення:
- 100% від вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО – перше порушення
- 150% вартості товару/послуги – кожне наступне порушення
ФОП другої та третьої груп єдиного податку без ПДВ до 31 липня 2025 року включно мають пільгові ставки штрафів:
- 25% вартості реалізованого товару або послуги – перше порушення
- 50% вартості – всі наступні випадки
З 1 серпня 2025 року пільгові стягнення зростають до стандартних 100% та 150%.
Пільгові умови не поширюються на торгівлю товарами групи ризику: лікарські засоби, вироби медичного призначення, підакцизні товари, ювелірні вироби, технічно складні побутові пристрої з гарантійним ремонтом.
Також передбачені штрафи за: неподання звітності, використання застарілого обладнання, відсутність касової стрічки, торгівлю необлікованим товаром, порушення правил використання РРО, помилки в КОРО та РК.
Підприємці на окупованих територіях або в зонах бойових дій звільняються від штрафних санкцій.
